College of Insurance: formación profesional en seguros y pensiones sin fronteras

College of Insurance (COI) es una institución de formación profesional especializada en seguros y pensiones que ofrece certificaciones oficiales para agentes, principalmente en Kenia y África del Este. Además, es el único instituto en su tipo del país y cuenta con dos campus: uno en Nairobi, la capital; y otro en Mombasa, una ciudad costera. El instituto organiza exámenes presenciales y ahora en línea, que permiten obtener certificaciones a profesionales que desean dedicarse a la venta de seguros o actuar como fideicomisarios en el área de las jubilaciones. 

Aunque la institución ya se había embarcado en la transformación digital en 2016, la pandemia del COVID-19 fue la oportunidad perfecta para ampliar su oferta académica en el continente y el mundo entero mediante el poder del aprendizaje en línea.

El proceso de transformación digital de COI se expandirá por Kenia y África

College of Insurance comenzó a ofrecer cursos en línea en 2016 con contenido alojado en un ambiente digital de aprendizaje basado en Open LMS EDU a fin de llegar a más estudiantes y de forma más efectiva en toda Kenia.

Al implementar la plataforma LMS, el COI se proponía fundamentalmente:

• Llegar de forma efectiva a sus mercados
• Mejorar la accesibilidad en los cursos y la flexibilidad para los estudiantes
• Reducir los costos asociados con el mantenimiento de la infraestructura física necesaria para la enseñanza
• Tener la capacidad de actualizar fácilmente el contenido
• Ofrecer a los estudiantes la posibilidad de acceder a cursos e interactuar desde cualquier país

El camino hacia la digitalización

El camino hacia la digitalización del COI comenzó realmente en 2015, cuando la institución culminó un análisis de necesidades y un año más tarde dio inicio a un programa de capacitación de profesores. “Durante esos años, tuvimos que capacitar rápidamente a nuestros docentes en el manejo del equipo. Debido a que nuestros profesores estaban acostumbrados a las clases magistrales y a las asignaciones en papel, nos enfocamos primero en solicitar el contenido de sus materias para digitalizarlo y luego los formamos para contactar a sus estudiantes mediante la plataforma”, explica Abiud Ogechi, Jefe de TIC en el COI.

En 2018, el COI comenzó a ofrecer su programa de certificación oficial en línea, llamado Certificado de Competencia en Seguros, y paulatinamente incorporó más programas de certificación en línea. Para finales de 2019, el aprendizaje online representaba el 20% del total de sus ingresos y de sus estudiantes.

En 2020, debido a la pandemia, el COI completó la transición a la virtualidad. “Ha sido un recorrido intenso, especialmente en términos de cambio, porque el mayor reto que se presenta a la hora de digitalizar la enseñanza lo constituye la adopción por quienes están destinados a usar la plataforma. En realidad, tuvimos que capacitar a los docentes y convencerlos de que el aprendizaje en línea no iba a desplazarlos de sus puestos de trabajo, sino que los haría más eficientes y confiables a los ojos de sus estudiantes y les permitiría llegar a una mayor audiencia: una clase virtual con 100 estudiantes, en lugar de 50 en un aula presencial”, recuerda Ogechi.

Cuando la pandemia tocó suelo keniano en marzo de 2020, el COI cerró todas sus instalaciones al declararse el confinamiento en el país. Para ese momento, la mayoría de los estudiantes estaban inscritos en clases presenciales y la institución se vio obligada a trasladar rápidamente todos los cursos al formato virtual. “Afortunadamente, ya existía la infraestructura y los profesores ya habían recibido la capacitación”, afirma Ogechi. Esto le permitió al COI hacer una transición relativamente manejable y rápida hacia el aprendizaje totalmente en línea en un periodo muy corto.

La capacitación inicial que la institución había ofrecido a sus docentes estaba enfocada en cómo interactuar efectivamente con estudiantes en línea y cómo enviar asignaciones. Sin embargo, en marzo de 2020, el COI dio un paso más allá y decidió usar Blackboard Collaborate, una herramienta que integra Open LMS EDU como un módulo de actividad y facilita a los educadores incorporar sesiones de clases virtuales a sus cursos.

Integridad académica asegurada con e-Proctoring

El COI también ha adoptado la supervisión de exámenes en línea o e-Proctoring, herramienta que está demostrando ser todo un éxito. Si bien el gobierno keniano normalmente exige que las instituciones solo lleven a cabo exámenes presenciales, la normativa fue flexibilizada para admitir exámenes en línea debido a la pandemia. Así, el primer grupo de exámenes en línea se realizó sin el software de supervisión en línea, pues la institución optó por confiar en que sus estudiantes mantendrían un comportamiento ético durante sus evaluaciones. Evidentemente esta decisión trajo consigo un nuevo cúmulo de retos.

Como resultado de la más reciente asociación entre Open LMS y SMOWL, se creó una solución de e-Proctoring basada en Inteligencia Artificial que captura imágenes de la actividad de los estudiantes durante las sesiones de clase o los exámenes. Y el COI tuvo la oportunidad de aplicar exitosamente una supervisión en línea piloto con un grupo de prueba. “Hice mi primera evaluación con un grupo de 50 estudiantes y salió muy bien. SMOWL identificó rápidamente a aquellos estudiantes que tuvieron un comportamiento no apegado a la ética”, asevera Ogechi. 

La institución está tan asombrada con la herramienta de supervisión en línea que ya está trabajando con Silitech, su Channel Partner, para obtener la versión completa de SMOWL, pues hasta ahora han venido usando las 1.000 licencias gratuitas producto de la asociación entre SMOW y Open LMS EDU. Según explica Ogechi, el software e-Proctoring alcanzó una tasa de aceptación de aproximadamente 80%, y la institución ya está tratando de convencer al 20% restante. De hecho, ya recibieron las impresiones del cliente que usó la versión piloto, quien está más que dispuesto a seguir usando la herramienta con el nuevo grupo de estudiantes.

El COI espera poder aplicar todos los exámenes en línea a lo largo y ancho del país. De esa forma, los estudiantes podrán culminar los programas de estudio a su propio ritmo y rendir los exámenes en línea cuando se sientan preparados (aunque en un periodo definido). Esta modalidad está orientada a ofrecer mayor flexibilidad a aquellos profesionales que trabajan tiempo completo y estudian a la vez.

Cinco consejos prácticos para comenzar su plan de transformación digital

A continuación, le presentamos las cinco recomendaciones que Ogechi ofrece a las instituciones que deseen proyectar o mejorar su plan de transformación digital:

1. Cambio cultural y conductual: Ogechi considera que a la hora de llevar adelante un plan de transformación digital es necesario no solo elegir un LMS, sino impulsar un profundo cambio cultural y conductual que permita avanzar hacia la digitalización. Adoptar el aprendizaje en línea es solo una parte del plan. 

2. Actualización del contenido: luego de migrar el contenido de su curso a la modalidad en línea, asegúrese de que sea actualizado constantemente. Así como los profesores actualizan sus notas personales del curso, también deben actualizar el contenido publicado en la plataforma para mantener la coherencia general. 

3. Directivas totalmente alineadas con la estrategia digital: si los profesores y directivos dentro de la institución no están alineados con sus planes y metas, sin duda encontrarán resistencia en la alta gerencia a la hora de otorgar financiamiento, el cual es fundamental para adquirir el software necesario y motivar su adopción entre el personal. 

4. LMS estable: al elegir su LMS, asegúrese de que sea estable y de que cuente con soporte técnico del proveedor y socio de canal, si corresponde. Un proveedor de servicios en la nube que se encargue del funcionamiento y el soporte lo liberará de la presión de su equipo de TI y asegurará un 100% de rendimiento para sus usuarios.

5. Planes internos de implementación junto con su departamento de TI: antes de ahogar a su personal docente con planes de implementación, asegúrese de que su departamento de TI los conozca a cabalidad y así puedan contribuir con una implementación exitosa y sin sobresaltos. 

“Open LMS ha sido más que fantástico. Alojarse en la nube significa librarse del dolor de cabeza que implica tratar de estabilizar los servidores o asegurar que la conexión funcione para más de 1.000 usuarios. El proveedor de LMS se encarga de todo”. – Abiud Ogechi, Jefe de TIC, College of Insurance, Kenia.

Transición completa hacia el Aprendizaje en línea en 2020

En 2020, el COI completó la transición al aprendizaje virtual durante la cuarentena. Ahora la institución funciona 100% en línea mediante los LMS, y el aprendizaje en línea es la principal modalidad de enseñanza, evaluación y certificación.

Un factor clave para el éxito de esta transición fue el trabajo de Silitech, el socio de canal de COI, el cual ayudó a la institución a capacitar a sus docentes y a enseñarles cómo utilizar de forma más eficiente otras herramientas y características incluidas en la plataforma. “En cuanto al soporte, Silitech ha sido de mucha ayuda. Hemos recorrido juntos este camino desde que decidimos pasar a la virtualidad”, afirma Ogechi. Cuando implementamos nuevas herramientas como SMOWL, Silitech sirvió como intermediario entre la institución y el proveedor de servicios, ayudó a enfrentar los retos que supone la implementación y a encontrar las mejores soluciones. Ogechi agrega: “la relación con Silitech ha sido muy satisfactoria y seguiremos trabajando con ellos, solicitando su soporte”.

Ogechi cree que no hay vuelta atrás, dado que el COI planea seguir empleando el aprendizaje en línea en el futuro y maximizando su eficiencia. De hecho, incluso luego de la decisión gubernamental de retomar las clases presenciales en 2021, la institución pretende dar continuidad a un modelo híbrido que permita dictar clases tanto en el aula como en línea. Además, el aprendizaje en línea seguirá siendo el plan de contingencia en caso de que la institución deba cerrar nuevamente sus puertas.

La institución hoy cuenta con estudiantes de Uganda, Ghana y Sudáfrica, algo que solo fue posible gracias al aprendizaje en línea. Ahora todos pueden acceder a las versiones más actualizadas del contenido, sin importar su ubicación geográfica. Hasta este momento, el COI brinda formación en línea a un grupo de 1.650 estudiantes, cifra que se incrementó un 20% debido a la incertidumbre generada por el COVID-19. 

Retos y oportunidades en infraestructura y hardware

A juicio del COI, uno de los mayores retos en la actualidad es que los estudiantes se sientan totalmente cómodos con la tecnología en términos de infraestructura. A la hora de inscribirse en un curso en línea, los estudiantes deben asegurarse de contar con una conexión a internet estable y el equipo adecuado. La mayoría debe usar dispositivos móviles para recibir clases, pero escribir sus trabajos en un celular constituye un verdadero reto. El COI está trabajando con el gobierno de Kenia para garantizar que los estudiantes tengan computadores de escritorio y portátiles necesarios para proseguir sus estudios, así como con los proveedores de internet para reducir los costos del servicio.

Adicionalmente, muchas regiones del país no tienen acceso adecuado a internet, cifra que representa el 2% de la población estudiantil del COI que se ve imposibilitada de ingresar a la plataforma virtual. Finalmente, debemos enfrentar el doble reto de formar a los profesores en el uso de la plataforma virtual, lo cual toma su tiempo y puede causar retrasos.

Con respecto a las oportunidades, la institución ha podido reducir significativamente costos operativos e incluso ha identificado más formas de disminuir gastos. La reducción de costos por concepto de mantenimiento de la infraestructura física y de desplazamiento de los profesores son algunos ejemplos de los planes de ahorro de la institución. De hecho, el centro de capacitación se propone utilizar el tiempo que los docentes invierten en transporte o viajes, en otras actividades relacionadas con la efectividad del proceso de enseñanza-aprendizaje.

Lo más importante a destacar: el COI ya no está limitado por las fronteras físicas. Ahora la institución se considera más, que una “institución universitaria de Kenia”.

“Ahora somos una institución global, y hemos incluido esa afirmación en nuestra visión: nos estamos esforzando por convertirnos en un centro global de excelencia”, concluye Ogechi. La pandemia ha brindado la oportunidad al instituto de llegar a más estudiantes en toda la región de África del Este, el continente africano y el mundo entero. He ahí el poder del aprendizaje en línea.