Impulsando un futuro rentable: Cómo Young Life escala sus iniciativas de capacitación con el nuevo modelo de precios por usuario de Open LMS

Con casi 6,000 empleados en más de 100 países, Young Life es una organización sin fines de lucro que promueve la fe y bienestar de niños y jóvenes en todo el mundo. La organización cuenta con miles de voluntarios comprometidos a ofrecer un espacio seguro y acogedor a los jóvenes en sus comunidades, en donde puedan sentirse valorados y respetados.

Para asegurar que el mensaje de Young Life sea coherente y refleje los valores fundamentales de la organización, tanto empleados como voluntarios reciben formación especializada. Este proceso incluye la comprensión de la misión de la organización y la forma adecuada de interactuar con los jóvenes. También se les capacita en normativas de cumplimiento, mantenimiento de entornos seguros y el respeto a los estándares operativos de la organización.

Los desafíos del ingreso constante de nuevos aprendices a corto plazo

En 2023, Young Life enfrentó la necesidad de actualizar su plataforma de capacitación y cumplimiento, que se estaba quedando obsoleta. Los acuerdos introductorios para el personal y voluntarios, junto con la capacitación preliminar en cumplimiento, se gestionaban en una aplicación personalizada que estaba siendo descontinuada. La organización consideró que su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) sería la solución ideal para capacitar a su equipo y voluntarios, pero esto requeriría una ampliación significativa de su implementación actual con Open LMS.

El reto era que la mayoría de estos usuarios solo necesitaban acceso al LMS durante unos pocos días, justo el tiempo suficiente para completar los acuerdos y la capacitación preliminar de cumplimiento antes de empezar como voluntarios. Mantener el costo de estos usuarios a corto plazo era un desafío financiero, ya que el creciente número de voluntarios no implicaba un aumento proporcional en los fondos operativos. Young Life debía optimizar su presupuesto operativo para poder cubrir la capacitación de este volumen creciente de voluntarios.

La situación de Young Life evidenciaba la necesidad de un modelo de precios más flexible, dada la diferencia de uso de la plataforma según el tipo de usuario. “Necesitábamos un modelo de suscripción que cubriera a nuestros usuarios activos durante todo el año, que varían entre 1,250 y 1,750 personas al mes”, comentó Matt Wolford, Arquitecto de Tecnología de Aprendizaje en Young Life. “Pero también necesitábamos considerar a nuestros voluntarios temporales. Hacía falta un modelo que pudiera incluir a estos usuarios de corto plazo.”

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Una alianza mutuamente beneficiosa con Open LMS

Young Life expresó sus inquietudes sobre los desafíos de escalabilidad y costos a Open LMS, y ambos equipos coincidieron en que el modelo de suscripción anual ya no era la mejor opción para la organización. Como respuesta, Open LMS propuso un nuevo modelo de precios aún en fase de desarrollo. Con este modelo, Open LMS contaría y reportaría el número de usuarios activos cada mes, y Young Life solo pagaría por los usuarios que efectivamente utilizaran la plataforma.

Este modelo de precios basado en usuarios mensuales resultaría mucho más rentable que el tradicional de suscripción anual, algo fundamental para una organización sin fines de lucro como Young Life. Al mismo tiempo, Open LMS también se beneficiaría, ya que el nuevo modelo requería algunos ajustes antes de ser implementado a mayor escala. Young Life aceptó participar como usuario piloto de este sistema de precios por usuario, colaborando en reuniones mensuales para ayudar a Open LMS a perfeccionar el modelo antes de lanzarlo oficialmente al mercado.

Beneficios para Young Life más allá de un precio de LMS accesible

En enero de 2024, Open LMS y Young Life iniciaron una serie de reuniones mensuales para evaluar el enfoque basado en usuarios. Ambas organizaciones siguen colaborando para mejorar el modelo y determinar los costos reales del nuevo sistema de precios. Young Life proporciona retroalimentación a Open LMS sobre la generación de informes y otras funcionalidades del software. A su vez, Open LMS utiliza esos comentarios para asegurarse de que tiene la infraestructura adecuada para gestionar el aumento repentino de usuarios del LMS durante los períodos de capacitación más intensos. Estas sesiones de colaboración entre Young Life y Open LMS han continuado a lo largo de 2024, mientras ambas organizaciones refinan el modelo de precios.

La prueba del nuevo modelo de precios ha ido desencadenando conversaciones internas en Young Life sobre las estrategias de aprendizaje de la organización. “Este modelo en particular nos ha obligado a reflexionar sobre nuestros ritmos operativos, nuestros procesos empresariales y cómo ser más estratégicos”, comentó Wolford. “Queremos asegurarnos de estar listos para que nuestra población de usuarios pase de 2,000 a 20,000 usuarios en un mes. Hemos tenido que discutir más a fondo nuestra estrategia de implementación y lanzamiento. Nos hemos visto obligados a ajustar algunos aspectos sobre la marcha, pero eso es parte de este año piloto. Estamos aprendiendo y haciendo ajustes.”

Esta alianza única también ha brindado a Young Life la oportunidad de contribuir a la definición de precios para LMSs, haciendo que las plataformas de aprendizaje digital sean más accesibles para otras organizaciones. “Estamos abriendo un nuevo camino”, afirmó Wolford. “Open LMS ha sido muy flexible y comprensivo. Nuestros account managers han mostrado un deseo genuino de colaborar con nosotros para asegurarse de que tengamos todo lo que necesitamos. No nos presionan más allá de las capacidades de nuestra organización. Open LMS ha sido un buen socio en todo esto, y no un proveedor al que solo le importa el resultado final.”

Young Life espera lanzar oficialmente su LMS con usuarios activos bajo el modelo de precios por usuario a principios del otoño de 2024.

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