8 prácticas comprobadas para optimizar el almacenamiento de cursos en un LMS

Optimizar el almacenamiento de su sistema de gestión de aprendizaje (LMS) es crucial. Al ser el repositorio central de todos los datos importantes de los estudiantes y los recursos educativos, una insuficiente capacidad de almacenamiento puede provocar tiempos de carga lentos y dificultar las tareas administrativas. En última instancia, esto podría disminuir el retorno de su inversión (ROI) al tener que invertir en mayor alojamiento.

Este artículo presenta ocho prácticas eficaces que puede aplicar para optimizar el almacenamiento de un LMS, mejorando la experiencia general de administradores y estudiantes, mientras garantiza una rentabilidad más positiva.

Alcanzando los límites de almacenamiento

Alcanzar o incluso superar los límites de almacenamiento es algo bastante habitual. Basándonos en experiencia directa con el sector, aproximadamente 4 de cada 10 clientes de LMS se enfrentan a este problema con frecuencia.

Los clientes suelen darse cuenta de que se están quedando sin almacenamiento cuando le preguntan a su ejecutivo de cuenta o tras recibir una notificación de su parte. En otros casos, como al usar Open LMS EDU,  los clientes también tienen acceso a un panel que muestra esta información. Independientemente del método, se necesita un esfuerzo continuo de consultar esta información de manera proactiva.

El cuánto puede almacenar está determinado tanto por la infraestructura del alojamiento como por el acuerdo contractual con su proveedor de LMS. Por ejemplo, Open LMS ofrece 100 GB por cada 500 usuarios, con un precio estándar por cada 100 GB adicionales. Sin embargo, gracias a la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), su capacidad de almacenamiento potencial es técnicamente ilimitada.

Esto significa que, por más que se le asigne una cantidad de almacenamiento específico por temas de control, con Open LMS es posible superar esta capacidad sin correr el riesgo de perder datos o experimentar ralentizaciones. Este periodo de gracia le permite a usted gestionar su almacenamiento y limpiar los archivos innecesarios o actualizar su plan para obtener más espacio.

¿Cuál es el impacto de una mala gestión del almacenamiento?

El mantenimiento regular del almacenamiento de sus cursos ayuda a prevenir problemas de:

• Administración: Acumular una gran cantidad de información sin un mantenimiento regular dificulta la gestión de cursos, contenidos y actividades, ya que los administradores tienen más elementos que controlar y por los cuales navegar.
• Rendimiento: Si la infraestructura no es suficiente o si su proveedor aplica algún tipo de penalización, el rendimiento del sistema puede ralentizarse a medida que los datos almacenados se acercan al límite. Esto puede provocar un aumento en los tiempos de carga con tareas como acceder a los cursos, generar informes y cargar contenidos nuevos.
• Copias de seguridad y actualizaciones: A medida que crece el tamaño del sitio, las copias de seguridad y las actualizaciones (o paquetes de mantenimiento) requieren más tiempo para completarse. Esto se debe a que éstas deben acomodar un creciente número de elementos dentro de la plataforma.

Asimismo, es importante recordar que los datos normalmente se almacenan en dos grupos principales:

• Base de datos: Esto incluye todos los registros de texto generados en la plataforma, tal como información del usuario, calificaciones, registros y datos de finalización. Suele ocupar el menor espacio.
• Sistema de archivos: Esto abarca objetos como PDFs, diapositivas, hojas de cálculo, imágenes y vídeos. Suele ocupar el mayor espacio.

Ambos grupos están interconectados, ya que los objetos están codificados y enlazados a registros en la base de datos. Esto significa que no se puede simplemente extraer un archivo del sistema y abrirlo: Se requiere la información correspondiente de la base de datos para descifrarlo. En consecuencia, cuando se piense en una gestión adecuada del almacenamiento, se deberán tratar ambos grupos de datos como un sistema unificado.

8 prácticas de gestión del almacenamiento para optimizar sus cursos

Las prácticas eficaces de gestión del almacenamiento garantizan el rendimiento óptimo del LMS y evitan las limitaciones de almacenamiento. Aquí hay ocho prácticas clave que debería poner en práctica:

1) Establecer políticas internas

Unas políticas internas claras promueven prácticas de almacenamiento coherentes entre todos los usuarios. Estas políticas deben abordar los siguientes puntos:

• Gestión: Determine el tamaño máximo de los archivos o los tipos de contenido que los usuarios pueden cargar con base a su rol.
• Retención: Establezca directrices acerca del tiempo que se debe conservar la información en la plataforma. Los registros se generan con cada acción del usuario y, cuando se multiplican por miles, pueden crecer exponencialmente.
• Copias de seguridad: Decida con qué frecuencia se realizarán las copias de seguridad, cuántas copias se almacenarán y si la información de las copias de seguridad deben estar a la mano o si se pueden trasladar a un servidor privado.

2) Implementar prácticas de archivo

Las prácticas de archivo son una forma práctica de mejorar la organización de su almacenamiento. Estas prácticas consisten en trasladar los contenidos y cursos que ya no se utilizan a un lugar específico. La forma más sencilla de crear un archivo es establecer una categoría de curso oculta en su LMS denominada "Archivo". A continuación, usted puede mover los cursos no utilizados a esa categoría.

Sin embargo, tenga en cuenta que esto seguirá contribuyendo a su uso de almacenamiento, ya que se trata principalmente de una mejora administrativa.

3) Libere espacio con tareas rápidas de limpieza

Se pueden eliminar a los usuarios inactivos de forma manual o utilizando una función de acción masiva en su LMS. Sin embargo, es muy importante asegurarse de tener siempre una copia de seguridad de los cursos que contengan datos de los usuarios antes de eliminarlos del sitio (una vez borrados, no hay forma de recuperarlos). Para usuarios de Open LMS, recomendamos que borren sus registros al menos una vez cada 365 días.

También sugerimos eliminar los cursos que ya no se utilicen, ya sea borrándolos manualmente o eliminando una categoría entera (por ejemplo, una asociada a un semestre académico pasado). Un panel de control de almacenamiento similar al que se encuentra en Open LMS EDU puede ser muy útil. Esta función proporciona un desglose de todas las categorías de artículos, así como el espacio que ocupan. Esto le permite a usted identificar fácilmente las categorías que requieren una limpieza inmediata.

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4) Evite los clones de sitios de producción

A veces, resolver un problema técnico puede requerir clonar el sitio de producción en un entorno de pruebas (sandbox). Sin embargo, es aconsejable evitar esta práctica (si no es absolutamente necesario), ya que puede consumir una cantidad considerable de almacenamiento.

Si usted necesita restaurar información, es preferible confiar en las copias de seguridad automáticas. Por ejemplo, el plugin Conduit de Open LMS le permite realizar copias de seguridad automáticas de los cursos en el momento de su eliminación. Estas copias de seguridad se almacenan indefinidamente a menos que sean borradas por un administrador.

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5) Comprimir imágenes y videos en streaming

Las imágenes y los vídeos suelen consumir el mayor espacio de almacenamiento. Se recomienda comprimir las imágenes antes de subirlas al servidor. Puede que le sorprenda lo mucho que se puede comprimir una imagen sin sacrificar su calidad, sobre todo si la imagen no requiere una evaluación minuciosa.

Para ahorrar uso de almacenamiento, considere la posibilidad de transmitir videos desde plataformas como YouTube o Vimeo. Usted sólo tiene que subir el contenido a estas plataformas y obtener un enlace o código de incrustación, lo cual podrá incorporar a la lección posteriormente.

Es importante tener en cuenta que las imágenes y los vídeos pesados también pueden afectar a la experiencia del usuario, sobre todo para estudiantes con acceso limitado a internet, pues podrían tener dificultades de carga.

6) Reutilice archivos comunes con enlaces

Si usted tiene una imagen, un documento o cualquier tipo de archivo que se vaya a utilizar en diferentes espacios, se recomienda subirlo solo una vez y luego reutilizar su enlace, evitando así subirlo múltiples veces.

7) Reducir el consumo de almacenamiento de los estudiantes

Establezca límites de tamaño de carga para los estudiantes y reduzca las peticiones de fotos. Aunque las fotos pueden ser útiles para las tareas (pues sirven de evidencia), los smartphones modernos toman fotos de alta resolución por defecto. Como resultado, incluso una simple foto de la página de un cuaderno puede acabar ocupando una cantidad significativa de espacio de almacenamiento.

8) Procure conservar sólo una copia de seguridad

Las funciones de copia de seguridad automática le permiten a usted seleccionar el número de copias que desea conservar. Recomendamos mantener sólo una copia de seguridad actualizada. Esto se puede lograr configurando la herramienta de copia de seguridad para que sobreescriba la existente, lo cual simplifica la gestión y reduce las necesidades de almacenamiento. Sin embargo, considere la posibilidad de activar el historial de versiones dentro de la herramienta de copia de seguridad si necesita restablecer a un estado anterior.

El mantenimiento hace que la magia del eLearning perdure

Si pone en práctica estas ocho prácticas de gestión del almacenamiento, usted podrá optimizar el almacenamiento de su LMS de manera significativa y garantizar una experiencia de aprendizaje fluida para todos los usuarios. Esto no sólo liberará espacio valioso, sino que también aumentará la eficacia administrativa, mejorará el rendimiento del LMS y, en última instancia, reducirá los costos. Recuerde que un LMS bien mantenido y con un almacenamiento optimizado es clave para maximizar la eficacia de sus programas de aprendizaje.