El costo total de un sistema de gestión de aprendizaje (LMS)

Cada vez más empresas e instituciones buscan invertir en un sistema de gestión de aprendizaje (LMS por sus siglas en inglés), esto en gran parte gracias al auge del Learning como una solución para el entrenamiento corporativo como para la educación. Sin embargo, cuando se cuenta con presupuestos apretados, la asequibilidad de estos sistemas se ha convertido en una prioridad, especialmente para empresas y escuelas pequeñas.

Lo que la mayoría de personas no se dan cuenta es que implementar un eLearning es más que solo adquirir un LMS. También hay que tener en cuenta los múltiples costos y procesos antes de elegir un proveedor de servicios de LMS.

¿Qué es lo que hace que un LMS sea asequible y cómo conocer su verdadero costo? Este artículo cubre todo lo que usted necesita saber acerca del costo total de tener un LMS, así como los gastos que debe tener en cuenta antes de invertir.

Cómo calcular el costo total de tener un LMS

Planificar con antelación y comprender los costos directos e indirectos de tener un LMS le ahorrará tiempo y dinero en el futuro. Aunque tener un LMS eficiente es una prioridad muy importante, también se necesita una estrategia para gestionarlo de manera exitosa. Una estrategia necesita, como mínimo, un plan de contenidos y de implementación.

i) Estrategia de contenidos

Un LMS no sirve de nada si no hay contenido. Es muy importante tener una estrategia eficaz para crear y construir todo el contenido dentro del LMS. Esta estrategia se crea con el fin de garantizar una experiencia exitosa de aprendizaje. Su contenido tiene que ser fácil de conseguir, entender y navegar. A la vez, debe proporcionar información útil que cumpla los objetivos de sus empleados o estudiantes. Y lo que es más importante, su estrategia de contenidos debe ser factible dentro del sistema que está eligiendo.

Usted debe decidir si se encargará de la creación de sus cursos internamente o si contratará un servicio de creación de contenidos. Este servicio le proporcionará expertos que pueden ayudarle a crear cursos participativos y bien diseñados. Esto puede ser útil si su equipo carece de las habilidades y la experiencia para diseñar el contenido. Si, por el contrario, decide manejar la creación de contenidos internamente, asegúrese de tener respuesta a estas preguntas:

• ¿Quiénes desarrollarán los cursos?
• ¿Necesitan adquirir nuevas habilidades?
• ¿Cuánto tiempo dedicarán en desarrollar el contenido?

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ii) Estrategia de Implementación

Lo que usted necesita hoy puede cambiar completamente en el futuro. Es necesario tener claro cómo será su empresa o institución a corto y largo plazo a la hora de determinar el costo total de tener un LMS. Pregúntese a sí mismo: "¿Cuánto pienso crecer?"

Una inadecuada implementación del LMS puede causar rediseños en el proceso, lo que puede generar costos extras a largo plazo. Incluso, puede ocurrir el caso donde usted deba encontrar nuevos servicios que encajen con su crecimiento actual. Una estrategia eficaz debe ser escalable.

Un LMS escalable significa que la arquitectura del sistema puede desplegar más recursos para soportar un mayor uso si es necesario. De este modo, todos los usuarios tienen la misma experiencia de acceso y navegación. A medida que más personas se conecten, el LMS se escalará de manera automática y desplegará más recursos tecnológicos para apoyar esa concurrencia.

Las siguientes son algunas preguntas que usted debe hacerle a un posible proveedor de LMS: "¿Cuáles son sus planes para el futuro?" y "¿Qué acciones emplearán para beneficiar a nuestro negocio?". Usted debe asegurarse de que son capaces de crecer a la misma velocidad que su estrategia de implementación.

Por ejemplo, Open LMS ofrece un LMS de código abierto que le permite seguir teniendo todas las características de un LMS grande, pero en un paquete más pequeño que puede cambiar a medida que su negocio crezca.

Gastos periféricos: 3 costos ocultos de los LMS

En teoría, un LMS le costará una determinada cantidad de dinero establecida al año. Sin embargo, hay que sumar los gastos periféricos para obtener el costo real. Estos son gastos que hay que tener en cuenta para que el servicio funcione de forma óptima y garantice buenos resultados, estos son los más esenciales:

1) Tiempo de los empleados

Usted no debería comprar un sistema donde requiera contratar a 30 personas para poder gestionarlo. Un LMS debe ser capaz de gestionarse a sí mismo, proporcionando soluciones rentables para manejar la seguridad, la privacidad y las actualizaciones. Un proveedor de LMS sólido y escalable no le exigirá que contrate personal para mantener el sistema. Sin embargo, como mínimo, usted necesitará un project manager (gestor de proyectos) que se ocupe de la implementación. Esto debe añadirse al costo anual del sistema.

Del mismo modo, hay que tener en cuenta el tiempo de entrenamiento de sus empleados, o el tiempo que sus profesores emplearán para manejar el LMS. Este tiempo les cuesta dinero a las escuelas y a las empresas. Este es un punto que a menudo no se tiene en cuenta en el costo total de un LMS.

2) Estrategia de mercadeo

También es importante tener una estrategia de mercadeo, con el fin de que las personas entiendan el LMS y sus usos. Se necesita una estrategia interna para que el equipo (ya sean áreas corporativas o profesores) tenga en el radar que un sistema está por llegar, que tiene un nombre y que próximamente ellos recibirán toda la información sobre cómo aprovecharlo. En este momento, usted debe concientizar a sus empleados acerca del LMS y de cómo les beneficiará a ellos, a sus equipos y a la organización.

3) Apoyo

Cuando se implementa un LMS, los usuarios siempre tendrán preguntas que hacer y problemas que resolver, desde saber cómo utilizar el sistema hasta cómo recuperar las contraseñas. Hay que tener en cuenta el tiempo que sus equipos internos toman al proporcionar todo este apoyo.

Normalmente, los equipos internos ya están ocupados con sus respectivas actividades. Para evitar gastar más en contratar personal de soporte técnico, asegúrese de que el proveedor de LMS ofrezca una óptima asistencia, con sesiones de entrenamiento y documentación para ayudar a los usuarios. La idea es que usted tenga la menor interrupción laboral posible, así como la menor interrupción técnica.

Open LMS ofrece un programa integral de incorporación que puede guiar a una o a varias personas a través de un amplio proceso de aprendizaje. También tenemos una comunidad en línea muy activa, tanto en inglés como en español, para complementar este entrenamiento. La tecnología siempre se beneficia de los aportes de la comunidad, y es una gran forma de resolver problemas.

¿Qué hace que un LMS sea asequible?

La asequibilidad varía según el caso. "Asequible" no significa lo mismo para una empresa de 50 empleados que para una escuela de 3000 alumnos. El precio siempre juega un papel importante a la hora de elegir un LMS. Sin embargo, usted también debe tener en cuenta lo que necesita y cuáles son sus objetivos. Al hablar con un consultor o un vendedor, comparta información de su organización y cuál es exactamente el caso de uso.

En realidad, la asequibilidad no tiene mucho que ver con el costo, sino con el valor que aporta. No se trata de un precio, sino de la rentabilidad de la inversión.

Algunas preguntas que puede hacerse:

• ¿Qué ha hecho el sistema para mejorar el rendimiento de mis trabajadores?
• ¿Puede la organización ser más segura al implementar este servicio?
• ¿Han incrementado las matrículas en mis instituciones?
• ¿Cuál es el rendimiento de los alumnos?

Las empresas o instituciones que adquieran un sistema de gestión del aprendizaje deben pensar de esta manera.

Si usted está buscando un LMS asequible, una buena regla general es no depositar toda su confianza en demos. Una demo siempre pintará una imagen perfecta bajo una luz perfecta, mencionando únicamente los aspectos muy positivos sin una adaptación real a su caso de uso. A menudo, ni siquiera se ve el producto. Es conveniente que se acerque a las demostraciones con preguntas específicas sobre sus necesidades y cómo el LMS puede satisfacerlas.

Asequibilidad para los centros de enseñanza superior

Cuando se piensa en el costo de un LMS de educación superior, primero hay que entender las expectativas de los estudiantes. En la educación superior, un LMS tiene una base de usuarios muy grande y que se usa con gran frecuencia. Los estudiantes se conectan todos los días, descargan o suben tareas, comprueban su progreso y ven los resultados de sus exámenes, entre otros aspectos. Los estudiantes quieren poder acceder al sistema desde su dispositivo móvil, con el fin de encontrar sus tareas fácilmente en un entorno intuitivo. Necesitan encontrar los materiales con rapidez y recibir recordatorios constantes de sus entregas.

Asimismo, obtener los mejores resultados posibles de los estudiantes resulta imprescindible para establecer el retorno de la inversión. Las mejores escuelas inspiran y forman a grandes personas gracias a sus excelentes planes de estudio, sus grandes sistemas y sus excelentes profesores. Es esencial darles a los profesores las herramientas adecuadas para realizar bien su trabajo. También es muy importante darles a los estudiantes la mejor tecnología para que puedan aprender. Estos aspectos fomentan una educación que permite mejores resultados para todos.

Asequibilidad para las empresas

Medir el retorno de la inversión de un LMS en un entorno corporativo se enfoca en establecer objetivos claros desde el principio. Por ejemplo, usted puede medir el aumento de las ventas luego de crear cursos en línea sobre cómo mejorar las estrategias de ventas. Del mismo modo, se puede medir la disminución de incidentes después de impartirles entrenamiento continuo en materia de seguridad a sus empleados. Tras comparar los resultados con los costos, usted podrá darse cuenta de lo asequible que es implementar su LMS.

Otro punto importante son las estrategias de implementación oportunas y organizadas. Este punto es específico para los entornos corporativos. A diferencia de una institución educativa, todos los empleados no pueden tomar un curso al mismo tiempo, ya que tienen trabajo que hacer.

¿Qué tipo de entrenamiento necesita su organización?, ¿Se trata de un entrenamiento acerca del producto, la incorporación?, ¿se trata de un entrenamiento técnico o algún otro aspecto? Todo ello debe programarse en el flujo de trabajo. Por ejemplo, hemos visto organizaciones que dividen el entrenamiento por apellidos, geografía o departamento. Es importante contar con una estrategia de implementación eficaz, para que no interrumpa el trabajo diario de sus empleados.