La ventaja Multi-Tenancy: 7 beneficios de tener múltiples entornos de aprendizaje en un solo LMS

¿Te has enfrentado a la necesidad de crear entornos de aprendizaje específicos para diferentes audiencias? A primera vista, gestionar múltiples entornos puede parecer una tarea complicada. Sin embargo, la tecnología adecuada puede simplificarlo enormemente. Con un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) multi-tenancy, puedes construir múltiples comunidades de aprendizaje dentro de una infraestructura compartida.

¿Quieres saber cómo funciona? Vamos a descubrirlo juntos.

¿Qué es un LMS con Multi-Tenancy?

El Multi-Tenancy es una cualidad que permite usar una única instancia del LMS para servir a múltiples grupos de usuarios (llamados "tenants"), cada uno con su propio entorno de aprendizaje. Cada tenant gestiona su contenido, usuarios y configuraciones de manera independiente, mientras el propietario del LMS se beneficia de una base tecnológica compartida.

Piénsalo como un centro comercial: Si bien todas las tiendas comparten servicios como seguridad, electricidad, limpieza y publicidad del recinto, cada una mantiene su propio estilo de gestión, público objetivo y personalidad.

Para las empresas, un LMS con Multi-Tenancy puede ser la solución perfecta para gestionar sucursales, departamentos o incluso socios y clientes externos. Este enfoque es ideal para cubrir necesidades como la capacitación, la incorporación de empleados y la gestión de cumplimiento en un único sistema.

7 beneficios clave de aprovechar un LMS con Multi-Tenancy

Un LMS multi-tenant puede ofrecer varias ventajas:

1) Personalización y branding para cada tenant

En un LMS con Multi-Tenancy, cada tenant puede personalizar su entorno con su propio branding: logotipos, temas y paletas de colores. Esto crea un sentido de pertenencia al mostrar elementos visuales familiares a los usuarios.

Sin embargo, la personalización no solo es visual. También puedes adaptar la capacitación a las necesidades específicas de cada grupo, diseñando bibliotecas de contenido y rutas de aprendizaje que se adapten a sus objetivos particulares.

En contraste, un LMS sin esta capacidad requeriría construir sitios separados para cada grupo en pro de alcanzar tal nivel de personalización. De otra forma, tendrían que limitarse a un enfoque genérico para todos.

2) Gestión centralizada y eficiente

Un LMS con Multi-Tenancy permite administrar todos los tenants y usuarios desde una plataforma centralizada. Acciones como configurar plugins o agregar nuevos tenants se gestionan de forma central, mientras que las actualizaciones de contenido se reflejan automáticamente en los entornos asociados.

Por otro lado, cada tenant conserva autonomía para gestionar su jerarquía, roles de usuario y recursos específicos, logrando un balance entre flexibilidad y control centralizado.

3) Mejor uso de los recursos disponibles

Con un LMS Multi-Tenancy, los super administradores pueden distribuir contenidos a todos los tenants o a grupos específicos en un instante. Por ejemplo, una capacitación obligatoria puede implementarse de forma general, mientras que un curso especializado puede designarse únicamente a un departamento.

Esta estructura centralizada facilita la administración del sistema, eliminando la necesidad de importar contenido individualmente y garantizando que cada usuario acceda únicamente a los cursos relevantes.

RECOMENDADO PARA TI | ‘8 prácticas comprobadas para optimizar el almacenamiento de cursos en un LMS’

4) Mayor rentabilidad

Implementar un LMS puede implicar costos de configuración y licencias. Por lo tanto, crear entornos separados para cada necesidad de aprendizaje resulta poco amigable al bolsillo.

Felizmente, soluciones como el Multi-Tenancy de Open LMS reducen costos al compartir infraestructura, software y soporte entre múltiples tenants. Esto habilita economías de escala a las grandes corporaciones, en donde sus diferentes marcas comparten los gastos del sistema base entre sí.

Además, Open LMS no limita la cantidad de tenants que puedes tener. Agregar uno nuevo no implica gastos adicionales, pues el precio es por usuario activo. Ya se que gestiones 5,000 usuarios en un solo tenant o en 20, el premio será siendo el mismo.

5) Mejora de los informes

La funcionalidad Multi-Tenancy permite generar tanto informes a nivel general como a nivel de tenant. Por ejemplo, puedes obtener datos detallados sobre cuántos usuarios dentro de un tenant han completado cursos específicos y sus calificaciones en las evaluaciones.

También puedes personalizar los informes para centrarse en cursos compartidos entre tenants, lo que facilita el seguimiento del rendimiento y finalización de temas clave como la capacitación obligatoria o las normativas legales.

Además, mediante herramientas de visualización de datos como Open Reports Engine (ORE), puedes obtener información en tiempo real de los diferentes tenants en un panel de control, facilitando la toma de decisiones estratégicas.

6) Mantenimiento y escalabilidad simplificados

El mantenimiento de un LMS Multi-Tenancy es mucho más sencillo. Las actualizaciones de la plataforma o los paquetes de mantenimiento se aplican de forma uniforme en todos los entornos. En muchos casos, el proveedor del software se encarga de esta gestión, aliviando la carga del administrador de cada tenant.

Además, al crear un nuevo entorno para un nuevo grupo de aprendizaje, el proceso es mucho más rápido que en un LMS  single-tenancy, ya que la infraestructura ya está totalmente operativa. A medida que tu organización crece, un LMS Multi-Tenancy puede escalar fácilmente para acomodar nuevas audiencias sin largos procesos de configuración.

7) Privacidad y seguridad mejoradas

Al otorgar independencia a cada tenant, un LMS Multi-Tenancy asegura que cada grupo de aprendizaje mantenga sus datos sensibles dentro de su espacio seguro, minimizando el riesgo de filtraciones. Si los datos de un tenant se ven comprometidos, los demás tenants no se ven afectados. Solo los super administradores, los administradores de tenant y los miembros autorizados pueden acceder a esta información, lo que también ayuda a cumplir con normativas de privacidad y seguridad.

Es importante que los compradores sepan que algunos proveedores de LMS afirman ofrecer capacidades de Multi-Tenancy cuando en realidad solo proporcionan instancias separadas mediante inicios de sesión. Lamentablemente, este enfoque no puede aislar correctamente los datos ni limitar el acceso de los administradores, lo cual no solo niega los beneficios de seguridad descritos, sino que puede infringir normativas federales.

MÁS SOBRE SEGURIDAD LMS | ‘La seguridad en un LMS de código abierto: por qué sus datos están seguros’

Todo lo que necesitas es una plataforma de aprendizaje integral como Open LMS

Como puedes ver, los beneficios son claros. Una arquitectura verdadera de Multi-Tenancy eleva la calidad de tus programas de aprendizaje mientras incrementa el ahorro de recursos valiosos. Ahora que comprendes sus ventajas, estarás mejor preparado para elegir una plataforma de aprendizaje que se alinee con tus necesidades formativas.