5 estrategias efectivas para crear comunidades de práctica exitosas

Las organizaciones buscan constantemente formas de actualizar y mejorar las habilidades y la participación del equipo. Aunque estrategias como programas de desarrollo de empleados, mentorías o entrenamientos pueden aumentar el nivel de participación en un equipo, este artículo se centra en una metodología de aprendizaje diferente y consolidada: las comunidades de práctica.

Las comunidades de práctica existen desde hace más tiempo de lo que creemos. Puede que incluso usted ya forme parte de una. Antes de empezar a implementar las comunidades de práctica, es importante entender exactamente qué son, cómo construirlas de forma eficaz y cómo medir su éxito. ¡Analicemos esto más de cerca!

Este artículo se basa en un seminario web sobre comunidades de práctica organizado por HR Exchange en su evento de Participación y Experiencia para los Empleados. El orador forma parte del equipo de gestión de proyectos de Open LMS, además de desempeñarse como tecnólogo y diseñador de instrucción.

¿Qué son las comunidades de práctica?

Se podría pensar que una comunidad de práctica se refiere a:

• Un grupo social
• Un grupo de estudio
• Un grupo de interés común
• Un foro de aprendizaje
• Un proyecto en equipo

Aunque no se estaría necesariamente equivocado, hay un pequeño (¡pero muy importante!) factor que diferencia a las comunidades de práctica de los grupos mencionados anteriormente. Las comunidades de práctica involucran a los profesionales. Estas comunidades están construidas por y para personas que trabajan activamente en un ámbito técnico o empresarial concreto. Además, el grupo decide colectivamente lo que quiere conseguir, y se dirige a sí mismo de manera consecuente.

Estos profesionales harán un esfuerzo activo para desarrollar, recolectar y compartir recursos sobre un tema, con el objetivo de que el conocimiento beneficie a todos los compañeros. Los recursos pueden ser historias, experiencias, herramientas, casos de estudio y mucho más.

En algunas instancias, las comunidades de práctica surgen sin ninguna planificación. Esto ocurre cuando grupos de profesionales que comparten una pasión por un tema empiezan a intercambiar conocimiento, lo cual conlleva a una mejoría en sus funciones a lo largo del tiempo.

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¿Debería usted crear comunidades de práctica en sus equipos?

El primer paso para poder implementar este tipo de comunidad es validar que es la opción correcta para usted. La mayoría de las veces, los equipos deciden implementar comunidades de práctica porque resulta más económico en comparación con otras alternativas. En realidad, el dinero no debería ser un factor decisivo. El método puede ajustarse al presupuesto, pero si no se ajusta a sus objetivos, no arrojará los resultados que usted necesita.

Considere primero sus objetivos finales y confirme si una comunidad de práctica puede contribuir a alcanzarlos. Según el ensayo de los académicos del aprendizaje social Etienne y Beverly Wenger-Trayner, las comunidades de práctica podrían a:

• Resolver problemas
• Buscar experiencia
• Documentar proyectos
• Crear coordinación y sinergia
• Trazar un mapa de conocimientos e identificar las brechas

Estrategias efectivas para crear Comunidades de Práctica exitosas

Supongamos que usted ya ha identificado las comunidades de práctica existentes en el trabajo, o que ha decidido que este método es el adecuado para promover la participación y el crecimiento entre los miembros de su equipo. Ahora, tenga en cuenta las siguientes estrategias para garantizar una experiencia exitosa:

1) Optimizar el tamaño de los grupos

El tamaño del grupo es un tema de balance. Se requiere de un número suficiente de personas para generar la interacción deseada entre los compañeros. Sin embargo, el número de personas también debe ser manejable para el grupo. Cuando una comunidad de práctica es demasiado pequeña, se puede perder la diversidad de trasfondos y pensamientos que trae consigo una masa crítica de personas y la cual permite la generación de nuevas ideas.

Ahora bien, cuando la comunidad es grande, se requieren menos motivadores externos. Un grupo de dos docenas de personas pueden trabajar bien, pero solo si existen suficientes motivadores externos para mantener la participación de un grupo tan pequeño. Como regla general, un grupo de unas 100 personas es óptimo.

2) Mantener la motivación del grupo

Se puede pensar que una comunidad de práctica tiene dos públicos: un público más amplio (todos los profesionales) y los individuos altamente participativos (un público principal).

Los miembros altamente participativos son fundamentales al principio del proceso, ya que generan motivación y ayan a construir un sentido de comunidad. Estos miembros actuarán como moderadores, por lo que invierten más tiempo en la comunidad y tienen necesidades adicionales. Para mantenerlos motivados, es importante asegurarse de que estén obteniendo algún beneficio de participar con la comunidad.

Del mismo modo, debe asegurarse de que el público en general siga motivado y continúe participando en el grupo. Una forma de establecer esto es fomentar la interacción dentro del flujo de trabajo de los miembros. Analice quién es su público y cómo se reúne. Si usted logra integrar un hábito de participación con la comunidad dentro de sus rutinas habituales, el grupo suele ser más exitoso.

3) Asegurarse de que el enfoque es específico

Una comunidad de práctica debe centrarse en un tema específico que mantenga a los miembros motivados. Si los temas son demasiado amplios, es posible que los miembros no sepan cómo contribuir. Un enfoque amplio también puede además dificultar el poder establecer resultados medibles y significativos.

¿Qué hace que un tema sea "demasiado amplio"? Un buen indicador es el número de profesionales que un tema atrae. Si el tema es relevante para miles de usuarios, es probable que sea necesario reducirlo. Una comunidad que hable acerca de "cómo impulsar la participación en el trabajo" puede atraer a demasiados miembros, por ejemplo. Por el contrario, un tema centrado únicamente en "cómo impulsar la participación en el trabajo utilizando tecnologías de aprendizaje digital" tendría más probabilidades de atraer al grupo más reducido que usted requiere.

Al especificar el tema, usted puede descubrir múltiples comunidades de práctica que se podrían implementar más adelante. Solo se debe tener en cuenta que el objetivo tiene que ser lo suficientemente específico para que la comunidad pueda generar ideas accionables.

4) Construir un espacio compartido

Antes de decidir qué tecnología se debe usar para una comunidad de práctica, es recomendable que se tome un tiempo en entender el estilo de comunicación de los miembros de dicha comunidad.

¿Cuenta su grupo con un espacio compartido, como un chat o un foro?, ¿funcionan estos espacios?, ¿les gusta hacer vídeos, escribir artículos largos o simplemente enviar sus ideas a sus compañeros?, ¿pueden conseguir lo que necesitan utilizando las herramientas existentes o requieren de una herramienta nueva?

Seleccione una herramienta cuando usted ya conozca las preferencias de creación de contenido de los miembros. Esta herramienta puede ser un grupo de chat, una wiki, o un espacio físico. Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) podría ser la mejor opción para aumentar la participación de los estudiantes, ya que puede proporcionar:

• Foros donde los miembros pueden comunicarse
• Opciones para compartir contenidos como PDFs, hojas de cálculo, entre otros recursos
• La posibilidad de crear wikis para organizar, buscar y revisar todos los datos compartidos

5) Fomentar la diversidad en la comunidad

Un grupo diverso de personas garantizará que las ideas y soluciones debatidas en la comunidad sean amplias y significativas. El significado de diversidad puede variar dependiendo del tema. Por ejemplo, tener miembros de diferentes lugares puede aportar una variedad de perspectivas culturales sobre un tema. En otros casos, la diversidad de roles puede generar debate e intercambio de opiniones.

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¿Cómo medir el éxito en una comunidad de práctica?

¿Lleva usted un tiempo implementando comunidades en su equipo, pero no sabe si están funcionando?

Sus objetivos deben establecerse desde el principio y deben ser medibles. Por ejemplo, si quiere aumentar la participación de los empleados, analice si el número de participantes por mes está aumentando. Si su objetivo es encontrar ideas innovadoras para la resolución de problemas, ¿cuántas ideas se han propuesto en un periodo determinado de tiempo? Establecer un objetivo medible desde el principio ayudará a la comunidad a avanzar en la dirección correcta.