La clave del éxito en el aprendizaje corporativo (L&D): Presupuestar un LMS con buen retorno de la inversión

El éxito de cualquier empresa está directamente ligado a lo bien que se forme y desarrolle su personal. Un buen programa de aprendizaje corporativo (L&D) puede impulsar el rendimiento de los empleados, su retención y los resultados generales de la empresa. Pero para elevar realmente tu estrategia de L&D, es clave contar con las herramientas adecuadas. Por ejemplo: un buen sistema de gestión del aprendizaje (LMS).

Exploremos cómo los programas de L&D impulsan un tangible retorno de la inversión (ROI), por qué un LMS es crucial para escalar la formación y cómo enfocar la asignación de presupuesto eficazmente.

¿Por qué la formación y el desarrollo ofrecen un sólido retorno de la inversión?

Las estrategias de L&D son motores comprobados del éxito empresarial. Al invertir en el crecimiento de los empleados, las organizaciones pueden obtener importantes beneficios de su inversión a través de la mejora de la productividad, la retención y el rendimiento en general. Estas son algunas de las principales áreas en las que L&D demuestra un claro ROI:

1) Retención y adquisición de empleados

Diversos estudios indican que es más probable que un elevado número de trabajadores permanezca en una empresa si ésta ofrece más oportunidades para perfeccionar sus habilidades (upskilling) o adquirir unas totalmente nuevas (reskilling). Según un estudio, la cifra asciende al 65%, mientras que según otro alcanza el 77%. Asimismo, las empresas que se enfocan en el desarrollo de competencias no sólo reducen la rotación, sino que atraen también a candidatos destacados en busca de crecimiento. Según una encuesta de 2024, el 48% de los trabajadores estadounidenses afirman que cambiarían a un nuevo trabajo si éste ofreciera oportunidades de formación de competencias. Esto convierte a L&D en una poderosa herramienta a destacar tanto ante los empleados actuales como ante los potenciales.

2) Ganancias de productividad

Es muy probable que el rendimiento de los empleados mejore cuando estos tienen las competencias correctas, ¡así de sencillol! Según una investigación de KPMG, el 86% de las empresas de alto rendimiento aprovechan exitosamente el aprendizaje para aumentar la productividad de sus empleados.  Ya sea formación técnica, formación sobre el producto o desarrollo de habilidades interpersonales, proporcionar a los empleados las herramientas necesarias les ayuda a trabajar de forma más eficiente, a sentirse más seguros y a alcanzar más rápidamente su máximo rendimiento.

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3) Perfeccionamiento y aprendizaje de nuevas competencias para el crecimiento futuro

Es fundamental mantener actualizadas las competencias a medida que avanza la tecnología. En 2023, el Foro Económico Mundial predijo que el 44% de las competencias de los trabajadores se verán alteradas en los próximos cinco años, y seis de cada diez necesitarán un nuevo entrenamiento para finales de 2027. Dado que muchas competencias técnicas quedarían obsoletas en pocos años, las empresas que dan prioridad al perfeccionamiento o aprendizaje de nuevas habilidades están mejor preparadas para adaptarse. L&D ayuda a llenar estos vacíos en materia de competencias, dando a las empresas la agilidad necesaria para afrontar los retos del futuro.

4) Asegurar el cumplimiento

L&D desempeña un papel vital en el cumplimiento de las normas, ayudando a las empresas a evitar sanciones legales y a proteger su reputación. Las empresas que no cumplan las normas del sector pueden enfrentarse a graves consecuencias financieras. Al asegurarse de que los empleados entiendan las normas y reglamentos, las organizaciones pueden minimizar los riesgos y evitar multas costosas.

¿Por qué el uso de un LMS es crítico en L&D?

Implementar un LMS se ha vuelto indispensable para las organizaciones que quieren optimizar y maximizar sus estrategias de L&D. Un LMS sirve como columna vertebral del ecosistema de formación de una empresa, ofreciendo un eje centralizado para la gestión de contenidos, la impartición de formación y el seguimiento de los resultados. Aquí te enlistamos las razones principales por las cuales un LMS resulta crítico para alcanzar tus objetivos de formación.

1) Mejora de la oferta de formación y ahorro de costos

Al centralizar todos los materiales de aprendizaje, un LMS hace que el proceso de formación sea significativamente más eficiente. Esto reduce los retos logísticos de la formación tradicional, en la que la organización de sesiones presenciales suele acarrear costos y tiempos considerables. Los empleados pueden completar la formación a su propio ritmo sin necesidad de restar tiempo a sus tareas diarias, lo que permite un uso más eficiente del tiempo y los recursos.

2) Más compromiso de los empleados

Una de las ventajas más destacadas de un LMS es su capacidad para proporcionar experiencias de aprendizaje personalizadas. En lugar de aplicar un enfoque único para todos, los líderes de L&D pueden crear rutas de aprendizaje a medida para individuos o equipos basadas en competencias específicas, objetivos profesionales o necesidades departamentales. Esta personalización mejora el compromiso de los empleados y fomenta una cultura de aprendizaje continuo, en la que los empleados se sienten motivados para completar cursos que se alineen con su desarrollo personal.

3) Seguimiento en tiempo real y medición del ROI

Una de las principales ventajas de un LMS es su capacidad para proporcionar datos en tiempo real sobre el progreso de los alumnos, las tasas de finalización de los cursos y el rendimiento general. Estas analíticas ayudan a los equipos de L&D a evaluar el éxito de sus programas, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas sobre futuras iniciativas de formación. Además, los datos del LMS pueden utilizarse para medir el retorno de la inversión de los programas de aprendizaje, mostrando cómo contribuye la formación al éxito empresarial.

4) Gestión del cumplimiento y certificaciones

Un LMS desempeña un papel fundamental en industrias con requisitos reglamentarios estrictos, como la industria de la salud. Automatiza el seguimiento de las certificaciones y los plazos de renovación, ayudando a las empresas a reducir el riesgo de incumplimiento. Esto garantiza que los empleados se mantengan al día en la formación obligatoria, facilitando la gestión del cumplimiento.

5) Eficiencia en costos y tiempo

Pasar de la formación presencial a entornos de aprendizaje virtual puede reducir en gran medida los gastos vinculados a las sesiones presenciales, como por ejemplo: viajes, alquiler de instalaciones y material impreso. Los empleados pueden dedicarse a la formación en su propio horario, minimizando las interrupciones de su trabajo diario y optimizando tanto el tiempo como los recursos. Las aplicaciones móviles del LMS aumentan aún más esta comodidad al proporcionar aprendizaje sobre la marcha y acceso sin conexión.

Consideraciones clave a la hora de presupuestar un LMS

A la hora de presupuestar un LMS, es esencial mirar más allá de los costos iniciales. Debes tener en cuenta tanto los gastos inmediatos como los costos a largo plazo asociados al mantenimiento y crecimiento de tu sistema:

1) Costos iniciales

Una de las primeras decisiones a las que te enfrentarás cuando selecciones un LMS es cómo pagarlo. Las opciones más comunes son:

• 
  Pago único por licencia: Esto puede resultar atractivo si quieres evitar pagos continuos, ya que la licencia otorgada es perpetua. Sin embargo, a menudo excluye las actualizaciones periódicas, el soporte técnico y las funciones de escalabilidad.
• Modelos basados en suscripciones: Estos ofrecen más flexibilidad, con dos opciones principales:

• Pago por uso:.Cobra en función de la participación de tus empleados en el sistema (usuarios activos o funciones específicas). Esto funciona bien si tus necesidades de formación fluctúan a lo largo del año. Eso sí, ten en cuenta que estos costos pueden variar según crezca o disminuya tu plantilla.
• Suscripción mensual: Permite un presupuesto predecible con una cuota mensual fija. Sin embargo, podría ser menos rentable si su uso es bajo, o si necesitas aumentar significativamente con el tiempo.

También tienes que tener en cuenta:

• Costos de puesta en marcha e instalación: Tanto si eliges un LMS basado en la nube como uno autoalojado, la configuración inicial, la migración de datos y la configuración técnica estarán implicadas. En ese sentido, aspectos como la migración del contenido heredado pueden implicar un costo adicional. Open LMS se destaca por hacer de la transición un proceso sencillo, proporcionando orientación experta para que el proceso de migración sea eficiente y seguro.
• Costos de personalización y marca: Adaptar tu LMS para que refleje tu marca y cumpla con necesidades específicas puede implicar gastos adicionales de diseño y desarrollo.

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2) Costos recurrentes

Una vez que tu LMS esté en funcionamiento, hay costos continuos en los que pensar, entre los que se incluyen:

• 
  Desarrollo de contenidos: La creación de materiales de aprendizaje personalizados o la compra de contenidos de terceros implican diferentes niveles de inversión: la primera requiere más tiempo, mientras que la segunda es más costosa. Es posible que también tenga que invertir en herramientas de contenido dedicadas o colaborar con diseñadores instructivos para desarrollar contenidos.

Elegir un LMS con sólidas herramientas de autoría nativa y alianzas con productos de desarrollo de contenidos—como Open LMS—puede ayudar significativamente a reducir estos costos.

• Mantenimiento y soporte: Un mantenimiento regular garantiza que su LMS siga siendo funcional y esté actualizado. El soporte básico puede estar incluido, pero el soporte avanzado o premium puede conllevar cargos adicionales. Proveedores como Open LMS destacan en este sentido, ya que ofrecen a sus clientes asistencia experta las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y con un tiempo promedio de primera respuesta de 50 minutos.
  
• Costos de formación: Incluso si la plataforma LMS es fácil de usar, requerirá formación para administradores y usuarios. Puedes presupuestar talleres o sesiones de formación para asegurarte de que todo el mundo sepa utilizar el sistema con eficacia. Lo ideal es que tu proveedor de LMS incluya estas sesiones de formación en sus precios.
• Actualizaciones y complementos: A medida que crecen tus necesidades, las funciones adicionales, las nuevas integraciones o la ampliación de la capacidad de usuarios pueden requerir una mayor inversión. Un socio de LMS fiable incluirá las actualizaciones tecnológicas y la incorporación de funciones de tendencia como parte de su oferta estándar, lo que te ayudará a mitigar estos costos.

3) Más oportunidades de ahorro

Además de las ofertas incluidas en el precio de un LMS, existen otras formas de ahorrar en costos de LMS, como por ejemplo:

• Reutilizar los recursos existentes: Antes de invertir en nuevos contenidos, evalúa si puedes reutilizar los materiales existentes para reducir los costos de desarrollo.
• Elegir una solución basada en la nube: Las plataformas LMS basadas en la nube no suelen requerir tanta infraestructura o soporte informático como los sistemas autoalojados, lo que reduce los costos operativos. Por ejemplo, la estructura basada en la nube de Open LMS, construida sobre AWS, permite una solución completa pero rentable con unos requisitos de infraestructura mínimos.
• Explorar opciones de código abierto: Las plataformas LMS de código abierto pueden suponer un importante ahorro en el costo de las licencias. Con cierta inversión en personalización y soporte, éstas ofrecen flexibilidad y pueden adaptarse a sus necesidades al tiempo que se benefician de los recursos impulsados por la comunidad.

Una de estas alternativas es Open LMS. Esta plataforma mejora la base de código abierto de Moodle™ con características adicionales y soporte experto, lo que la convierte en una opción ideal para las organizaciones que buscan flexibilidad sin comprometer la calidad

• 
  Escalar tu plataforma de aprendizaje: Por último, asegúrese de que su LMS es escalable. A medida que su organización crece, su LMS debe ser capaz de crecer con usted, dando cabida a más usuarios, contenidos e integraciones con otros sistemas empresariales. Al considerar el ROI a largo plazo, puedes asegurarte de que lo invertido en el LMS no solo satisfaga las necesidades inmediatas de formación, sino que pueda seguir aportando valor a medida que tu organización evolucione.

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¿Piensas comprar un LMS? ¡Toma una decisión inteligente y estratégica!

Los programas eficaces de L&D, respaldados por un LMS, pueden impulsar la retención de los empleados, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de las normas, lo cual se traduce en beneficios tangibles  para tus resultados financieros. Sin embargo, presupuestar un LMS requiere una consideración cuidadosa de los costos inmediatos y a largo plazo.

Con Open LMS, puedes gestionar tu presupuesto de forma eficaz mediante modelos de precios flexibles, oportunidades de ahorro de costos y un soporte experto que mantiene tu inversión funcionando sin problemas. La flexibilidad y crecimiento adaptable de nuestro LMS de código abierto basado en la nube garantiza que tu sistema crezca junto con tu organización, mientras que las analíticas e informes en tiempo real proporcionan las perspectivas necesarias para demostrar la rentabilidad de tu inversión.