6 razones por las cuales las empresas de SaaS y PaaS necesitan un sistema de gestión de aprendizaje

La industria de las tecnologías de la información se mueve a un ritmo muy acelerado. Existen dos áreas dentro de esta industria que son sinónimo de cambio rápido y drástico: SaaS y PaaS ("software" y "plataforma” como servicio, respectivamente).

Para los ingenieros de SaaS y PaaS, las normas actuales podrían volverse obsoletas en cuestión de meses.

El empleado medio debe informarse sobre una amplia gama de correcciones de errores, actualizaciones del sistema, nuevas integraciones, nuevas arquitecturas y nuevas instalaciones, así como sobre los cambios de política, las nuevas contrataciones, las adquisiciones y los procesos de gestión del cambio .

Ante la necesidad de estar siempre actualizados, los profesionales de los sectores SaaS y PaaS se beneficiarían enormemente de un sistema de gestión de aprendizaje (conocido como LMS por sus siglas en inglés) que pueda reunir todo en un solo lugar.

Examinemos con más detalle algunos de los retos a los que se enfrentan los empleados y cómo un LMS puede ayudar a superarlos.

1) Un LMS para educar acerca de las nuevas actualizaciones de los productos

A medida que una empresa de SaaS o PaaS crece, el número de clientes crece con ella. De igual manera, la complejidad de la gestión del producto también aumenta. El producto mismo debe crecer, con el fin de que la empresa se mantenga  competitiva en el mercado general, continúe con el crecimiento de clientes y pueda retener a los ya existentes.

Por esta razón, los productos SaaS y PaaS se actualizan periódicamente para satisfacer las expectativas del mercado, incorporando funciones nuevas al menos una vez al año. Estas actualizaciones pueden ocurrir cada tres meses o incluso con mayor frecuencia.

Es posible que los usuarios ni siquiera se den cuenta de que hay una actualización. Esto se debe a que los productos SaaS y PaaS están "en la nube". Los usuarios no necesitan actualizar, ya que las funciones simplemente estarán disponibles la próxima vez que se conecten. Aunque esto es conveniente, las empresas de SaaS y PaaS deben asegurarse de que los empleados, las partes interesadas, los socios y los clientes sean conscientes de la disponibilidad de las nuevas funciones y de cómo pueden utilizarlas.

Un LMS puede usarse como una herramienta de impulso de marketing y para dar consejos en la plataforma misma. Adicionalmente, un LMS es una herramienta ideal para enseñar a los empleados sobre las últimas actualizaciones de los servicios. Después de todo, dentro de una empresa necesitan saber acerca de estas funciones (aún si no son usuarios regulares de la herramienta). Este procedimiento puede adoptar la forma de un cuestionario, una sesión de preguntas y respuestas o un video, cualquier método que ayude a una empresa a conectar mejor con su público.

2) Un LMS que apoya el impacto a los mercados

Muchos productos SaaS y PaaS tienen numerosos casos de uso y pueden utilizarse para resolver problemas clave en múltiples segmentos empresariales. La misma herramienta puede personalizarse y comercializarse de forma diferente para que se adapte mejor a una industria o empresa concreta. Lo anterior hace que los clientes potenciales entiendan la herramienta más fácilmente. Sin embargo, esto también puede dificultar la asistencia empresarial, ya que las funciones se diversifican y el alcance del software es mayor.

Revisar la documentación de soporte puede volverse abrumador cada vez que se necesita algo en particular. De nuevo, un sistema de gestión del aprendizaje puede ayudar mucho en este caso: se puede crear una biblioteca entera de módulos simplificados de aprendizaje que aborden las capacidades clave. Un módulo divertido e interactivo tiene la capacidad de ser más memorable que uno entregado en un documento estático o en una página de intranet. Al seguir el progreso de los usuarios a través de cada recurso, usted puede obtener información acerca de las consultas comunes, así como información acerca de las capacidades de los empleados.

3) Un LMS puede utilizarse para informar a los empleados sobre políticas y procedimientos empresariales

No hace falta decir que toda empresa moderna tiene una cantidad importante de políticas, directrices y procedimientos a seguir, ya sean impuestos por organismos externos o por áreas internas. Por mucho que las organizaciones intenten simplificar este aspecto de la cultura empresarial, los diferentes niveles de gestión y las estructuras empresariales diversificadas abruman a los empleados de manera inevitable.

Estas políticas y procedimientos se vuelven más complejas a medida que una empresa crece. Un LMS ayuda a las organizaciones a presentar esta información de forma eficaz. Asimismo, un LMS también ofrece funciones de análisis que garantizan que los empleados estén leyendo el contenido y aprueben las evaluaciones o cuestionarios.

4) Un LMS puede ayudar a los equipos de ventas para hacer negocios

Las palabras "me pondré en contacto con usted" han salvado a muchos asesores y vendedores debido a una falta de rapidez en el conocimiento de los productos. Siempre es mejor dar una respuesta inmediata a cualquier pregunta que no requiera un análisis más profundo: las respuestas rápidas probablemente harán que su producto sea la opción preferida. Por lo tanto, siempre vale la pena crear consciencia acerca del producto. De este modo, es menos probable que su personal sienta que tiene que recurrir a tácticas de retraso.

Para este fin, usted puede crear recursos de aprendizaje dirigidos específicamente a los vendedores. Estos recursos abordarían aspectos que los vendedores posiblemente necesiten saber acerca del producto. La distribución de este tipo de contenido es más fácil dentro de un LMS, donde es posible asignar a personas a flujos de aprendizaje específicos que sean relevantes para ellos, en lugar de abrumarlos con cada pieza de aprendizaje que usted pone a su disposición.

5) Un LMS puede utilizarse para ayudar a los socios y revendedores a asegurar las ventas

Conseguir que sus propios equipos de ventas se pongan al día es un aspecto importante. Sin embargo, muchas empresas de SaaS y PaaS también dependen de las ventas que lleguen a través de socios y revendedores. Ayudar a estos equipos externos a alcanzar el mismo nivel de comprensión puede gastar mucho tiempo y requiere el desarrollo de recursos específicos. Por lo tanto, es importante contar con una plataforma a la que los equipos internos y externos puedan acceder fácilmente. A través de este LMS, los equipos pueden aprender más acerca del producto. Por lo tanto, el servicio del LMS permite presentar el producto de una mejor manera y aumentar sus ventas.

6) Un LMS puede utilizarse para mejorar la atención al cliente

Los equipos de soporte deben conocer los detalles de un producto de una forma aún más detallada. No sólo tienen que identificar el problema, sino también deben pensar en posibles soluciones para resolverlo. Estas soluciones pueden ser increíblemente sencillas o especialmente complejas. Entre más calidad tenga el entrenamiento del equipo de asistencia, más rápido se resolverán los problemas de los clientes.

Un LMS puede ayudar a las organizaciones de SaaS y PaaS a proporcionar una amplia gama de entrenamiento a sus equipos de asistencia. Asimismo, puede proporcionar un medio para comprobar que los conocimientos han sido retenidos efectivamente.

Un LMS también desempeña un papel importante como material de referencia: incluso los mejores equipos de asistencia técnica retienen una cantidad limitada de información sobre una plataforma compleja. Las organizaciones pueden confiar en su capacidad de responder a las solicitudes de asistencia rápidamente, siempre que sepan que la información que necesitan es fácil de encontrar en un módulo específico.

Un LMS también puede desempeñar un papel más directo para ayudar a los clientes a encontrar respuestas a sus problemas. En la mayoría de las empresas, la mayor parte de las solicitudes de asistencia técnica de los clientes ya han sido respondidas con anterioridad. Estas solicitudes usualmente se refieren a cuestiones bastante básicas.

Al tener recursos de entrenamiento para los clientes a través de un LMS, las organizaciones pueden ofrecer resoluciones más rápidas y liberar a sus equipos de asistencia para que puedan responder a consultas más complejas. Este ofrecimiento se puede hacer mediante un enlace dentro del producto mismo. 

Por qué Open LMS es la mejor opción para las empresas de SaaS y PaaS

Open LMS es un sistema de gestión de aprendizaje construido con tecnología de código abierto. Open LMS está posicionado de manera única para poder integrarse con cualquier otra plataforma sin limitaciones y siguiendo sus especificaciones exactas de diseño. Además, sus recursos de desarrollo pueden adaptarse a las necesidades de su empresa.