4 retos de entrenamiento que tienen las organizaciones sin ánimo de lucro y que pueden ser resueltos por un LMS

Los empleados del sector sin fines de lucro merecen un material de entrenamiento y desarrollo relevante y de alta calidad que les ayude a seguir haciendo un gran trabajo. Una formación que los mantenga al tanto de las normativas correspondientes y de las nuevas tecnologías. Conozca más sobre cómo un sistema de gestión de aprendizaje (LMS por sus siglas en inglés) puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a resolver cuatro importantes retos a los que se enfrenta el sector.

El número de organizaciones benéficas y sin fines de lucro sigue creciendo en todo el mundo. Solo en Australia hay más de 600,000 organizaciones de este estilo, las cuales representan el 10% de la población trabajadora del país. Si a este crecimiento se suman las nuevas tendencias de trabajo, como el aprendizaje híbrido y a distancia, el sector se enfrenta inevitablemente a una serie de retos únicos de entrenamiento corporativo.

Lo que es aún más importante: el crecimiento y la agitación del sector en los últimos años ha conllevado a que sus empleados no estén bien entrenados. Muchos han observado que los procesos de capacitación no se encuentran actualizados. También se ha notado que el entrenamiento no se adapta adecuadamente al campo y a las funciones que los empleados desempeñan o a las funciones que intentan acceder.

Las organizaciones sin fines de lucro están especialmente expuestas a los cambios en los contextos médicos y jurídicos. Parte del personal debe mantenerse al día acerca de los nuevos materiales de mercadeo, las investigaciones del sector y los procedimientos logísticos.

Los empleadores y directivos de las organizaciones sin fines de lucro deben ofrecer programas de entrenamiento a medida que eduquen y capaciten a sus empleados, para que estos puedan enfocarse y motivarse hacia su meta.

Sin embargo, los presupuestos limitados, la dispersión geográfica de los empleados y las funciones de medio tiempo pueden suponer un reto para el entrenamiento de estas organizaciones. Asimismo, estos factores pueden dificultar la reunión del personal y de los voluntarios para que puedan acceder a las distintas capacitaciones. Una de las mejores y más rentables formas de organizar el entrenamiento y el desarrollo es dentro de un sistema de gestión del aprendizaje. Esta solución de software puede ayudar a abordar esos desafíos de entrenamiento y mucho más.

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1) Cómo unir a un equipo global con un LMS

Las organizaciones sin fines de lucro usualmente siempre han estado repartidas entre muchas oficinas, puntos de venta, almacenes y sedes, incluso antes de que el trabajo remoto cobrara popularidad. Son equipos dispersos que trabajan con eficiencia, ahorro de costos, mayor agilidad y cobertura para su trabajo. De hecho, es raro encontrar organizaciones sin fines de lucro que cuenten con todos sus empleados en una sola sede.

Sin embargo, a pesar de las ventajas de esta estructura de equipo, reunir a los empleados para un taller de entrenamiento supone un reto significativo. Los talleres son una mala opción para los equipos dispersos en industrias de rápido movimiento debido a las siguientes razones:

• Los talleres deben durar una o dos horas y deben contar con un número mínimo de asistentes para justificar el gasto. Esto crea ineficiencias.
• Estos talleres no pueden funcionar de acuerdo a las necesidades actuales. Por lo tanto, los empleados están a la espera de que se programe un taller.
• Dependen de las habilidades del facilitador para asegurar que la entrega del material sea atractiva y consistente.
• Los gastos de viaje no siempre se pueden justificar, lo que reduce la disponibilidad de encuentro.

Es probable que un sistema de gestión del aprendizaje cumpla de una mejor manera con las necesidades de una organización sin fines de lucro dispersa. Mediante el uso de un portal de aprendizaje , los equipos pueden crear contenidos atractivos en línea rápidamente. Este contenido se puede entregar en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, en cualquier momento y de una manera consistente. Pueden asegurarse de que todas las personas reciban la misma información. Por consiguiente, ¡pueden dejar de depender de viejas presentaciones de diapositivas que estén desactualizadas e incorrectas!

El entrenamiento en línea también puede ayudar a que su organización proporcione información crítica que mantenga a todas las personas informadas. La nueva información se puede distribuir inmediatamente, con un seguimiento completo, recordatorios e informes. Todo esto podría llevarse a cabo con muy poco o ningún gasto.

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2) Cómo un LMS aprovecha un presupuesto limitado

Los márgenes del sector no lucrativo son natural y necesariamente más estrechos que en otros sectores. Las organizaciones corren el riesgo de dañar su reputación si los gastos no pueden justificarse. Adicionalmente, cuando existen alternativas más baratas pero igualmente eficaces, los presupuestos siguen siendo modestos. El entrenamiento no es una excepción.

Cuando se opera con un presupuesto limitado de capacitación, cada dólar del entrenamiento debe gastarse de forma eficiente. Hay que minimizar los gastos que no estén directamente relacionados con los resultados del personal, además de asegurarse que se utilicen los métodos de entrenamiento más adecuados.

Por ello, los formatos presenciales han caído en desuso. Volviendo a los talleres como ejemplo, estos son difíciles de organizar y tampoco son muy rentables. Una parte importante del costo de un taller se destina a gastos que no están directamente relacionados con los resultados del entrenamiento, como por ejemplo: la impresión de los cuadernos de trabajo, el alquiler de las salas de entrenamiento, los gastos de viaje, los costos del instructor y el tiempo de desplazamiento.

Esto no quiere decir que los talleres no tengan un papel que desempeñar. Sin embargo, deben ser utilizados con moderación y deben enfocarse en sus puntos fuertes. Es entonces cuando un sistema de gestión de aprendizaje puede marcar una gran diferencia. Usted puede reducir drásticamente sus gastos de entrenamiento y aumentar sus resultados si selecciona un LMS que se adapte a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro. Un sistema LMS:

• Está construido para las necesidades del sector sin fines de lucro
• No tiene gastos de establecimiento
• Ofrece descuentos a las organizaciones sin fines de lucro
• Utiliza un modelo de suscripción de usuario activo (para garantizar que sus costos estén 100% alineados con el uso)

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3) Usar un LMS que funcione para los equipos internos de TI y de entrenamiento

Las restricciones presupuestarias no solo limitan los tipos de entrenamiento que usted puede ofrecer. La mayoría de las organizaciones benéficas no tienen presupuesto para grandes equipos de investigación y desarrollo. Otros departamentos pueden funcionar de forma similar: los empleados de TI (tecnología de la información) dentro de la organización también pueden ser escasos.

Los equipos pequeños de investigación y desarrollo pueden enfrentar varios retos de entrenamiento para las organizaciones sin fines de lucro. En general, suele ser más difícil:

• Ofrecer entrenamientos presenciales o  talleres a gran escala ya que la proporción de empleados con el personal de investigación y desarrollo es demasiado grande
• Impartir entrenamiento virtual o a través de seminarios web debido a las limitaciones de tiempo y a la falta de apoyo informático
• Dedicar tiempo a la gestión de capacitaciones (inscripciones, informes, etc.)
• Controlar los índices de finalización (enviar recordatorios, garantizar el cumplimiento)
• Implementar sistemas complejos de gestión del aprendizaje con grandes costos de realización
• Utilizar un software sofisticado de aprendizaje digital para crear el entrenamiento en línea necesario

Cuando su organización benéfica carece de recursos humanos dedicados a la creación y capacitación de contenido, se necesita una solución automatizada que pueda asumir muchos de los aspectos de la gestión del entrenamiento. Además, una plataforma basada en la nube también puede ser de gran ayuda: con un software alojado por un tercero y accesible desde cualquier lugar; apenas se requiere de soporte informático interno.

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4) Usar un LMS que garantice un entrenamiento personalizado

Cada organización sin fines de lucro tiene sus propias políticas, procedimientos, procesos y normativas, lo cual crea importantes retos de entrenamiento para el sector. Es difícil encontrar contenidos de entrenamiento estándar que estén completamente listos para su uso sin necesidad de modificaciones significativas. Los empleados y voluntarios de las organizaciones sin fines de lucro necesitan un aprendizaje personalizado que sea preciso y relevante para ellos.

Este requisito de contenido personalizado exige un enfoque estratégico para la obtención y entrega de contenidos:

• En primer lugar, las organizaciones deben obtener entrenamiento acerca de la legislación clave en materia de cumplimiento, discriminación, acoso, seguridad informática, salud y seguridad en el lugar de trabajo, etc. Este contenido debe ser localizado para reflejar las normas del país de residencia de cada empleado, e idealmente debe tener una marca, con el fin de reforzar el mensaje como parte de la cultura y los valores de la organización.
• En segundo lugar, las organizaciones deben ser capaces de crear un entrenamiento personalizado que describa su "forma de hacer las cosas". Desde la recaudación de fondos hasta la gestión de discusiones difíciles, es probable que una organización tenga una serie de procesos que sus empleados y voluntarios deban seguir.

Estas demandas de personalización significan que las organizaciones necesitarán un LMS que sea más que una simple herramienta administrativa. Por ejemplo, poder personalizar la versión localizada de un curso que se entrega a cada empleado, de modo que solo la versión más adecuada esté disponible para ellos. Las integraciones con las herramientas de creación de cursos también supondrán un importante ahorro de tiempo, ya que permitirán a los equipos de investigación y desarrollo publicar fácilmente el gran volumen de cursos personalizados que estos crean.