4 razones por las cuales su organización necesita un LMS Multi-Tenancy

Incluso las estructuras corporativas más sencillas requieren varios equipos por separado. Cualquier empresa está conformada por muchos departamentos, divisiones, asociaciones, sociedades, etc. Tomando en cuenta estas estructuras tan complejas, las empresas requieren un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) que pueda satisfacer las necesidades generales de la organización junto con las de las unidades individuales.

Una de las características que la mayoría de las organizaciones buscan en un sistema de gestión de aprendizaje corporativo es la capacidad de segmentar fácilmente a sus usuarios según sus necesidades. Una manera de conseguirlo es mediante un LMS multi-tenancy.

Multi-tenancy es una característica disponible en algunos LMS que permite a las organizaciones crear instancias independientes. Con esta característica, es posible segmentar y delegar la gestión de usuarios dentro del LMS. Cada nueva instancia de la plataforma se llama tenant, y los usuarios asignados para gestionarla se llaman tenant admins. La funcionalidad es comparable al de un edificio con múltiples inquilinos (tenants en inglés): aunque cada inquilino es responsable de su propio espacio, existe un administrador encargado de la gestión de todo el edificio.

¿Necesita un LMS Multi-Tenancy?

El enfoque multi-tenant funciona para cualquier caso de uso en el cual las organizaciones quieran delegar la gestión de usuarios a otros administradores y al mismo tiempo mantener el control exclusivo sobre la gestión de contenidos. De este modo, el multi-tenancy puede ser útil para empresas o conglomerados grandes. Las empresas matrices con un LMS pueden crear instancias de tenants para cada una de sus marcas. Cada marca tendrá su propia sección con su propio branding y diseño.. También contará con una gestión de usuarios y sistemas de autenticación. Esto permite a las organizaciones dividir sus recursos de entrenamiento y aprendizaje de una manera organizada y controlada.

Examinemos los cuatro beneficios de un LMS multi-tenancy para las organizaciones corporativas:

1. Un LMS Multi-Tenancy le ahorra tiempo

Un sistema eficaz le ahorra mucho tiempo de administración. Entre más pueda usted automatizar los procesos manuales, mejor. En muchos casos de uso, la ejecución de un LMS multi-tenancy reducirá considerablemente el tiempo que su equipo dedica en administrar y gestionar del LMS.

La funcionalidad multi-tenancy es fácil de usar. No requiere una amplia formación para que los usuarios entiendan cómo utilizarlo. En los casos en los que Open LMS ha presentado la función a sus clientes corporativos, estos normalmente solo han necesitado una o dos sesiones para entenderla completamente.

Una pequeña inversión de tiempo al principio dará frutos rápidamente. Una vez activada la función, la creación de tenants y la asignación de derechos de administrador a los usuarios sólo toma unos minutos. Usted no tendrá que dedicarle tiempo a gestionar los usuarios de cada sitio.

La implementación de multi-tenancy de Open LMS facilita el intercambio de contenido entre los tenants. En un LMS de single-tenancy (un único tenant), usted normalmente tendría que importar y configurar el contenido cada vez que necesite una nueva instancia. Sin embargo, no siempre existe una forma fácil de mover el contenido entre todos sus sistemas de aprendizaje. En algunos casos, tampoco es fácil enviar el contenido a varios sistemas al mismo tiempo. En lugar de crear el contenido una vez y replicarlo en diferentes plataformas, los administradores de un LMS multi-tenancy pueden compartir el contenido con los tenants elegidos en un instante.

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2. Ofrece orden y eficiencia

Supongamos que usted dirige una empresa que fabrica equipos para computadores s. Usted vende estos equipos a otras empresas, las cuales se encargarán de la comercialización, la venta, la instalación y el mantenimiento. Algunos socios serán responsables de todos esos procesos, otros solo de uno.

En cualquier caso, usted deberá impartir capacitaciones a todas estas empresas. Estos entrenamientos ayudarán a los socios a aprender cómo pedir piezas, cómo ofrecer servicios o cómo configurar las máquinas. También pueden ser una buena plataforma para proporcionar información acerca de los próximos modelos.

En un LMS sin funcionalidad multi-tenancy, usted tendría que construir un sitio para cada uno de sus socios (no es la opción más rentable, como explicaremos más adelante) o tendría que configurar todos sus socios y usuarios a la vez, sin tener claridad de dónde es cada usuario. Además, tendría que asumir la carga de gestionar a todos los usuarios de la cadena de suministro y asegurarse de que solo tengan acceso a los cursos adecuados.

La funcionalidad multi-tenancy le ahorrará todos estos problemas. Sencillamente hay que crear una instancia de tenant para cada socio, asignar el contenido al que necesitan acceder y delegar la gestión a un administrador de tenants. De este modo, cada empresa asociada podrá marcar su sitio según sus preferencias y asimismo gestionar sus usuarios.

3. Es rentable

Un LMS requiere una gran inversión en infraestructura, así como un conjunto completo de integraciones para poder funcionar. Si una organización tuviese que crear varios LMS single-tenant para cada uno de sus casos de uso, necesitaría mayor infraestructura e inversión para gestionarlos todos.

Afortunadamente, con un LMS multi-tenancy, las organizaciones pueden simplemente establecer un tenant y ahorrar dinero. Open LMS no limita el número de tenants que puede añadir. Tampoco cuesta más añadir tenants. El precio es por usuario activo; no importa si usted tiene 5 000 usuarios y ningún tenant o 5 000 usuarios y 20 tenants, el precio sería el mismo.

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4. Mayor visibilidad

Los reportes son una herramienta esencial que ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones y a estar al tanto de lo que ocurre interna y externamente en su negocio. La función de multi-tenancy permite a las organizaciones desplegar reportes generales y también reportes al nivel de los tenants. Las organizaciones pueden acceder a las estadísticas de cuántos usuarios de un tenant han completado cursos específicos y qué tan bien manejan estos cursos.

En un LMS multi-tenancy, usted puede crear informes inteligentes que limiten los datos a los cursos compartidos o a los valores de los campos de perfil compartidos. Por ejemplo, usted puede obtener informes sobre el porcentaje de usuarios por tenant que completan un curso. Estos datos son cruciales en los casos en que las organizaciones necesitan cumplir con la normativa legal y cuando necesitan que todos sus socios estén al día con la información más reciente del sector.

Elija un LMS que responda a sus necesidades

Una característica clave del multi-tenancy es la delegación de la gestión a otros usuarios. A primera vista, podría parecer que la gestión del LMS se podría complicar ya que habría que manejar muchos tenants. Sin embargo, es todo lo contrario.

Con la función de multi-tenancy de Open LMS, gran parte de la administración del sitio se gestiona de forma centralizada. Tareas como por ejemplo: la configuración de plugins, la adición de tenants o la garantía de que el contenido está bien configurado y es seguro se gestionan de forma centralizada. Al configurar o actualizar el contenido en la gestión central, también se actualizará en todos los tenants que tengan acceso a él.

El multi-tenancy es una característica que hace maravillas en muchos casos de uso corporativo. Si usted no está seguro de necesitarlo para su solución de aprendizaje, no se preocupe: con Open LMS Work, usted puede comenzar con una configuración de single-tenancy y luego cambiar a multi-tenancy en el futuro.