3 pasos para crear una excelente capacitación en compliance con un LMS

El éxito de una organización a menudo depende de la preparación de sus empleados. Por esta razón, el entrenamiento se ha convertido en una necesidad en el mundo empresarial actual. Con el fin de mantener a los empleados actualizados y bien informados, muchas organizaciones invierten fuertemente en soluciones eLearning como los sistemas de gestión de aprendizaje (LMS), con el fin de incorporar estrategias de entrenamiento adecuadas para sus trabajadores.

Las organizaciones siguen requiriendo programas de entrenamiento sólidos para entrenar a sus empleados sobre temas de compliance como  salud laboral, seguridad en el lugar de trabajo,  protección de datos y privacidad. Con el aumento en costos de incumplimiento, las organizaciones deben garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas con el fin de evitar errores costosos.

En este artículo, enlistamos tres pasos esenciales que le ayudarán a crear un sólido programa de entrenamiento en materia de compliance, con la ayuda de la tecnología Open LMS Work.

1. Establezca una estrategia de comunicación

El contexto lo es todo. Usualmente, el equipo central y la alta dirección de una empresa saben la importancia de cumplir con las normas internas y los requerimientos gubernamentales . Sin embargo, a veces la información no se comunica de manera efectiva a toda la organización. Los individuos no conocen las implicaciones reales del incumplimiento. Como consecuencia, no son conscientes de la importancia de obtener sus certificados de finalización de entrenamiento a tiempo.

Una buena estrategia de comunicación consiste en explicar la importancia del entrenamiento de cumplimiento desde el principio. Asegúrese de mantener informados a los trabajadores antes de asignarles programas de capacitación. Procure explicar la normativa que debe cumplir la empresa, así como las expectativas de la alta dirección y las recompensas por finalización, si las hay. Si nadie ha completado el entrenamiento en la primera o segunda semana, usted puede empezar a enviar recordatorios o anuncios a través del LMS. Open LMS Work permite a los gestores automatizar estas notificaciones.

2. Tome en cuenta los plazos de cumplimiento

Los plazos son cruciales en capacitaciones de compliance. El hecho de que los empleados no terminen el entrenamiento a la fecha límite puede conllevar a una situación de incumplimiento. Por ejemplo, si los empleados no terminan su programa a tiempo, esto puede repercutir en una auditoría.

Los cursos de compliance suelen requerir que los aprendices realicen varias actividades y tareas. Esto podría tomarles mucho tiempo a sus empleados. Los empleados suelen estar muy ocupados con sus propias responsabilidades, hasta el punto de que es habitual que dejen el entrenamiento de cumplimiento hasta el último momento.

Para evitar este problema, usted puede incluir elementos en el LMS que los alerten de sus programas pendientes. Por ejemplo, Open LMS Work permite incluir un calendario con los próximos plazos y fechas límites para finalizar un curso. Del mismo modo, usted puede añadir un widget que enumere todos los futuros eventos y los plazos del usuario. Estos elementos ofrecen a los empleados una forma rápida y visual de comprobar sus tareas. De este modo, por ejemplo, si se van de vacaciones anuales pueden comprobar rápidamente si deben hacer algo antes de marcharse.

Desarrollo de contenidos

Al pensar en capacitaciones en materia de compliance, es importante tener en cuenta la rapidez con la que usted necesita el contenido en el LMS. Muchas compañías dependen de los servicios de un proveedor para la creación del contenido de aprendizaje. Sin embargo, las organizaciones empresariales a veces necesitan una estrategia más rápida.

Las organizaciones que son auditadas o están sujetas a constantes regulaciones a veces requieren entrenar a sus empleados en tiempo récord, con el fin de que se familiaricen con una nueva política o procedimiento. No tienen tiempo para trabajar con un proveedor. En este escenario, las organizaciones se benefician de un LMS que tenga una funcionalidad sencilla que permita crear los cursos. Usted puede utilizar las herramientas integradas de Open LMS Work y crear contenidos de alta calidad rápidamente, y a pedido, sin la ayuda de un proveedor.

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3. Seguimiento al progreso del entrenamiento

¿Cómo pueden saber las organizaciones que su programa es efectivo sin una herramienta para seguir su estatus? Un sistema fiable debe incluir una forma de ver rápidamente cómo progresan los empleados con sus responsabilidades de capacitación..

Puede ser tedioso entrar en el historial de cada persona y preguntar si ha completado su entrenamiento o no. Open LMS Work resuelve este problema al permitir informes y estadísticas en tiempo real. Cuando se asigna un curso a un gestor, este tiene acceso a una sección en el LMS donde puede comprobar el progreso de cada empleado. Pueden confirmar si se terminó el curso, la puntuación que obtuvo o cuántos intentos requirió para completarlo.

Estos datos pueden ayudar a los equipos a tomar decisiones importantes acerca de sus cursos. Si una persona termina un curso con una puntuación baja, es posible que necesite aprendizaje adicional para sobresalir en el tema. Del mismo modo, si los directivos observan que un gran porcentaje de los empleados fallan alguna sección del curso, esto puede indicar que hay que pulir el contenido o que los empleados necesitan más entrenamiento en un área específica. Con el sistema de reportes de Open LMS Work, la directiva también puede detectar si los usuarios están yendo demasiado rápido en el curso. Pueden buscar, por ejemplo, indicios de que los aprendices utilizan un proceso de eliminación con el fin de adivinar las respuestas en varios intentos.

Estos datos permitirán a las empresas tomar decisiones más inteligentes y mitigar los riesgos de cumplimiento. Armados con la información, los directivos pueden crear informes para informar a la compañía o ponerse en contacto directamente con los empleados de forma proactiva, y ver cómo ayudarles antes de que sea demasiado tarde.

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La mejor solución de entrenamiento en el lugar de trabajo

La creación de un programa sólido de entrenamiento puede parecer una tarea difícil, pero no tiene por qué serlo si usted cuenta con las herramientas adecuadas. Open LMS Work es un sistema de gestión de aprendizaje basado en Moodle™, diseñado específicamente para el mundo corporativo. Se puede personalizar de acuerdo con sus necesidades, ya sea usted una empresa pequeña, una corporación grande o una organización gubernamental. Elija una tecnología como Open LMS Work que permite a sus usuarios disfrutar de experiencias de aprendizaje eficaces y atractivas.